櫻田式GTD★2.GTDの手順

昨日も2時間GTDに取り組んでおりました、櫻田こずえです、皆さまごきげんよう!

毎週週末に、頭の中を全部吐き出して、それをグループにまとめて、
実行しやすい形にして、手帳等に書き込み、自分の翌週をデザインします。
そして、そのリストをこなすことが、自分の理想に向かって進むことになるのか、検証します。

2時間もかけんの? ほんと、何やってんの?

■ GTDを始めるには何が必要なんですか?

紙とペンだけです。
もちろん、パソコンでもスマホでもOKです。
GTD向けのアプリが沢山あるのですが、櫻田は苦手で。。手帳もアナログが好き。

あと、時間。櫻田は週に2時間、GTDの時間として確保しています。

えぇ、毎週2時間なんて、時間作れません・・・と思うんですけど、
今では忙しければ忙しい程、この2時間の週次レビューをしなくていい程ヒマじゃない!
って思います。

本は読まなくていいと思います。最初に読むと???って早速挫折するので。
まずはよくまとめられたサイトをいくつか見て、
良さげなサイトを先生に実行してみるのが良いと思います。
「GTD」でググれば、いくらでも日本語の解説サイトが出て来ます。

櫻田のおすすめは、櫻田も大変お世話になったこのサイトです。

写真でわかるGTD(初回編)(誠 Biz.ID)
http://bizmakoto.jp/bizid/articles/0606/28/news097.html

■ で、いい加減GTDって具体的に何をするの?

することは5つ。

収集→処理→整理→見直し→実行

1 収集:頭の中にあるやるべきこと、やりたいこと、思うこと、すべて書き出す

gtdmemo #実際に今週使った全てをぶちまける用の用紙です。

もやもやした不安、やること、やりたいことをすべて吐き出してスッキリさせます。
心に浮かんだこと、頭で考えたことは、全部書きます。
あれもやらなきゃ、これも気になる・・そういうことが頭の中でモヤモヤしているから、
何から、何を、どの順番でやらなきゃいけないかが分からなくなるし、忘れる。

明確なやること、だけではなく、こんな服着たいなーっていう走り書きや切り抜き、
気になった言葉、いつかやりたいと思っていた事、人に優しくしよう・・とか、
ダイエットしなきゃなぁ・・とか独り言みたいなことでもなんでもいい。

とにかく頭の中にあること全て、全て書き出します。

ステップ1 「収集」(誠 Biz.ID)
http://bizmakoto.jp/bizid/articles/0606/28/news097_2.html

2 処理:書き出した内容を分類し、リスト化する

・ゴミを捨てる
・義父の誕生日が近かったような・・
・京都に行く
・姿勢に気をつける
・ミキモトのパールを買う
・あのSHIHOが着てたワンピ可愛いな

こういう「レベル・種類の違うもの」がごちゃごちゃにあるから、いかんのですっ!
以下のようなものに、書き出したものを分類して、やることリストにして行きます。

・今すぐ実行できること
・時期が来たら実行すること
・時間がある時にすること
・沢山の「やること」に分解できること(=「プロジェクト」と呼びます)
・そもそも実行するものではないこと
・今やるではなくいつかやること・・・

まずは基本に従い、少しずつやりやすいようにカスタマイズして行きます。

例えば、おしゃまなアラフォーなら、オシャレ覚え書き、今季買うもの、っていうカテゴリー、
忙しいOLなら、仕事関係専用のカテゴリーを作ってもいい。

この分類をする時に「それを見て何をすれば良いかすぐ分かる」
レベルにしておくことが大切です。

ちょっとよく分からない「プロジェクト」とは「やること」に分解することができるもの。
それを読んでもすぐ行動できず、あれこれ考えちゃうことです。

例えば、「京都に行く」というプロジェクトは、
・ガイドブックを買う
・日程を決める
・ホテルを決める、予約する
・新幹線の時間を決める、予約する・・・・

リストに噛み砕くだけでも時間がかかる程、沢山のやることに分解できます。

「プロジェクト」に分類しておくということは、
次のアクションは「実行するために必要なアクション=やること」
に噛み砕くこと、となっているんです。

改めて、もっともっと具体例を挙げてご説明しますね。

ステップ2 「処理」(誠 Biz.ID)
http://bizmakoto.jp/bizid/articles/0606/28/news097_3.html

3 整理:スケジュール帳やカレンダー、やることリストに、それらを入れる

2の分類毎に、実行するために最適な場所に、リストとして書いておきます。
基本的にはスケジュール帳ですね。
櫻田はさらに、1ヶ月に1枚、A4のコピー用紙を使って全てを分類してリストしています。

それがこの紙なんです。
gtdpaper
ステップ2 「処理」の実例と、ステップ3以降(誠 Biz.ID)
http://bizmakoto.jp/bizid/articles/0606/28/news097_4.html

4 見直し

どんなに整理しても、リストはすぐぐちゃぐちゃ。新入りも入って来ます。
再び頭の中をひっくり返して、処理・分類し、整理する。
櫻田は毎週土曜日に、この作業を2時間かけて行っています。

これを「週次レビュー」と呼んでいます。

5 実行

は、説明不要です。そのままです。

全てがすぐに実行できるものとして、アクセスしやすい場所にリストされていますし、
すぐに実行する必要がないものは、今とりかからないものとして、まとめられていたり、
実行プランを立てる、というプロジェクトとしてリストされていたりします。

一週間、迷い無く「実行」に時間を使うことができる。
そしてそれが、今自分がやるべきことだと、自信を持って言う事ができる。
そんなリストができれば、充実した、実り多い一週間が過ごせると思いませんか?

まあ、言う程キレイに分類されてませんし、
毎日迷ったりブレたりするんですけどね。



ちなみに「GTDをやること」が目的になってしまったり、
リストを作ることで満足してしまったり、手帖を埋めることが目的、
みたいになりがちなのは要注意!といつも言い聞かせています。

では、ぼんやりした説明をいくら重ねてもよく分からないと思うので、
次回以降、櫻田が実行していることを、具体的に、細々とご紹介させて下さい。

櫻田式GTD★2.GTDの手順」への2件のフィードバック

  1. ぞいぞい
    櫻田さんこんにちは!
    GTDやってみました(まだ書いただけですが)
    思った以上に時間がかかりますね
    ちまちまやってたら結局5日ぐらいかかってしまった…
    でも頭がすっきりして気持ちいいので続けてみたいと思います
    また参考にさせてください♪
    1. kozue 投稿作成者
      ぞいぞいさんへ、
      コメントありがとうございます★

      おおおーーーーーっ!GTDなか~ま~★ 嬉しいです!
      そうなんですよね、書き出す作業、結構時間かかるんですよね。
      特に、一番最初はとっても時間が掛かって、あぁ、もう記憶にないですが、一日費やしたような・・・。

      でも、そうなんです、すっきりなんです!

      書き出す時に使う「トリガーリスト」(思い出すきっかけリスト)があると頭の中から引っ張り出しやすくなるので、それもまたご紹介しますね~。

      お互いスッキリさせて参りましょう♪

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